Tracking quốc tế cập nhật chậm là do đâu? Phân tích nguyên nhân và cách xử lý
Theo dõi hành trình đơn hàng quốc tế thông qua hệ thống tracking là nhu cầu thiết yếu của cả người gửi lẫn người nhận. Tuy nhiên, trong thực tế vận chuyển, tình trạng tracking quốc tế cập nhật chậm hoặc không thay đổi trong nhiều ngày xảy ra khá phổ biến và thường gây lo ngại về khả năng thất lạc hàng hóa.
Bài viết này phân tích nguyên nhân kỹ thuật và nghiệp vụ khiến tracking quốc tế cập nhật chậm, đồng thời cung cấp góc nhìn thực tế để người gửi hiểu đúng bản chất của vấn đề.
Tracking quốc tế là gì?
Tracking quốc tế là hệ thống ghi nhận và hiển thị trạng thái di chuyển của lô hàng khi vận chuyển qua nhiều quốc gia và nhiều đơn vị logistics khác nhau. Thông tin tracking được cập nhật khi kiện hàng được quét mã tại các điểm nghiệp vụ như:
-
Điểm nhận hàng
-
Kho trung chuyển
-
Cảng hàng không hoặc cảng biển
-
Hải quan nhập khẩu
-
Đơn vị giao hàng cuối
Tracking không phản ánh vị trí theo thời gian thực, mà chỉ cập nhật theo các mốc xử lý nghiệp vụ.
Tracking cập nhật chậm có phải là bất thường?
Trong đa số trường hợp, tracking cập nhật chậm không phải dấu hiệu rủi ro, mà xuất phát từ đặc thù vận hành của chuỗi logistics quốc tế. Hàng hóa vẫn có thể đang di chuyển bình thường, nhưng chưa phát sinh mốc quét mới để cập nhật hệ thống.
Nguyên nhân phổ biến khiến tracking quốc tế cập nhật chậm
Hàng đang trong quá trình trung chuyển quốc tế
Trong thời gian hàng nằm trên máy bay hoặc tàu biển, hệ thống tracking thường không ghi nhận trạng thái mới. Thông tin chỉ được cập nhật khi hàng đến điểm trung chuyển tiếp theo và được quét mã.
Chậm quét tại kho trung chuyển
Các kho trung chuyển quốc tế xử lý khối lượng hàng rất lớn, đặc biệt vào mùa cao điểm. Việc quét mã có thể bị chậm, dẫn đến tracking không thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định dù hàng đã đến kho.
Khác biệt hệ thống giữa các đơn vị vận chuyển
Một lô hàng quốc tế thường đi qua nhiều bên: đơn vị nhận hàng tại nước gửi, hãng bay hoặc hãng tàu, và đơn vị giao hàng tại nước đến. Việc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống này không phải lúc nào cũng diễn ra tức thì.
Hàng đang chờ xử lý hải quan
Khi hàng đến quốc gia nhập khẩu, việc kiểm tra hồ sơ, phân luồng và thông quan có thể kéo dài. Trong giai đoạn này, tracking thường chỉ hiển thị trạng thái chung hoặc không cập nhật chi tiết.
Kiểm tra ngẫu nhiên hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa
Một số lô hàng bị lựa chọn kiểm tra ngẫu nhiên theo quy định của hải quan. Trong thời gian kiểm tra, hệ thống tracking thường không phát sinh trạng thái mới.
Ảnh hưởng của múi giờ, cuối tuần và ngày lễ
Thời gian làm việc khác nhau giữa các quốc gia, cùng với ngày nghỉ cuối tuần hoặc lễ quốc tế, có thể khiến tiến độ xử lý chậm hơn so với kỳ vọng.
Tracking chỉ cập nhật theo mốc nghiệp vụ lớn
Đối với vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc air cargo, tracking thường chỉ cập nhật tại các mốc chính như rời cảng, đến cảng, hoàn tất thông quan, thay vì cập nhật liên tục.
Khi nào cần kiểm tra lại tình trạng đơn hàng?
Người gửi nên chủ động kiểm tra với đơn vị vận chuyển nếu:
-
Tracking không thay đổi quá lâu so với thời gian vận chuyển dự kiến
-
Trạng thái dừng ở bước xuất phát nhưng không có thông tin xuất cảnh
-
Có thông báo bất thường hoặc trạng thái lỗi
Cách xử lý khi tracking cập nhật chậm
-
Kiểm tra tracking trên hệ thống chính thức của hãng vận chuyển
-
Liên hệ đơn vị logistics để được kiểm tra hệ thống nội bộ
-
Chuẩn bị sẵn chứng từ liên quan trong trường hợp cần bổ sung cho hải quan
-
Tránh đánh giá tình trạng hàng hóa chỉ dựa vào tracking trong thời gian ngắn
Giải pháp hạn chế tình trạng tracking cập nhật chậm
-
Khai báo hàng hóa chính xác, đầy đủ ngay từ đầu
-
Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ rõ ràng
-
Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với thời gian mong muốn
-
Tránh gửi hàng sát các dịp lễ lớn
Kết luận
Tracking quốc tế cập nhật chậm là hiện tượng phổ biến trong vận chuyển xuyên biên giới và thường bắt nguồn từ quy trình nghiệp vụ, hệ thống kỹ thuật và yếu tố vận hành, thay vì sự cố thất lạc hàng hóa.
Việc hiểu đúng cách hoạt động của tracking giúp người gửi và người nhận quản lý kỳ vọng hợp lý, phối hợp tốt hơn với đơn vị logistics và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Xem thêm:
Vận chuyển máy móc linh kiện sang Philippines cho doanh nghiệp xuất khẩu
Gửi yến sào, hạt điều, cà phê, tiêu đi nước ngoài
