Gửi Hàng Quốc Tế Có Cần Người Nhận Đứng Tên Thông Quan Không?
Khi nhu cầu mua bán xuyên biên giới bùng nổ, việc gửi hàng quốc tế trở nên quen thuộc với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Bên cạnh câu chuyện chọn phương thức vận chuyển, câu hỏi quan trọng về pháp lý là: có bắt buộc người nhận phải đứng tên để làm thủ tục thông quan không? Nếu không hiểu đúng, shipper rất dễ rơi vào tình huống hàng bị giữ, không giao được hoặc phát sinh phụ phí lớn.
Bài viết này giải thích đơn giản và dễ hiểu vai trò của người nhận trong thông quan, các trường hợp bắt buộc và ngoại lệ, giúp bạn tự tin gửi hàng đi bất kỳ quốc gia nào.
1. Người nhận (Consignee/Importer) là trung tâm của thủ tục nhập khẩu
Trong vận chuyển quốc tế, đơn vị logistics chỉ chịu trách nhiệm chính ở phần di chuyển và hỗ trợ chứng từ. Còn với hải quan nước nhập khẩu, người nhận mới là chủ thể pháp lý quyết định:
-
Là người chịu trách nhiệm về nguồn gốc và mục đích sử dụng hàng hóa
-
Thực hiện kê khai tờ khai nhập khẩu
-
Nộp thuế và các lệ phí kiểm tra chuyên ngành
-
Làm việc với broker/bên giao nhận địa phương
Vì vậy, tại đa số quốc gia, không xác định được người nhận đứng tên thì không thể hoàn tất thông quan hợp pháp.
2. Các trường hợp BẮT BUỘC người nhận phải đứng tên thông quan
2.1. Hàng thương mại mua bán giữa hai bên
Đây là nhóm phổ biến nhất:
-
Hàng xuất khẩu theo hợp đồng
-
Hàng bán trên sàn TMĐT B2B
-
Máy móc, linh kiện, nguyên liệu sản xuất
Hải quan yêu cầu tên người nhập phải khớp tuyệt đối với Commercial Invoice và vận đơn. Nếu vận đơn ghi tên khác, lô hàng sẽ bị giữ để điều chỉnh consignee.
2.2. Hàng có điều kiện nhập khẩu
Các mặt hàng ảnh hưởng đến an toàn – sức khỏe – môi trường như:
-
Thực phẩm
-
Mỹ phẩm
-
Thiết bị y tế
-
Hóa chất, phân bón, thuốc thú y
Giấy phép nhập khẩu chỉ cấp cho đúng pháp nhân/cá nhân người nhận. Nếu người nhận không đứng tên, giấy phép trở nên vô hiệu.
Ví dụ thực tế: Thực phẩm chức năng gửi cá nhân tại nhiều nước bị từ chối vì chỉ cho nhập theo đường thương mại đứng tên doanh nghiệp.
2.3. Hàng giá trị cao hoặc đã qua sử dụng
-
Máy móc cũ
-
Thiết bị công nghiệp
-
Đồ điện tử đắt tiền
Người nhận phải cung cấp giấy tờ tùy thân/giấy phép kinh doanh để chứng minh năng lực nhập khẩu.
3. Các trường hợp KHÔNG BẮT BUỘC hoặc có thể linh hoạt
3.1. Gửi tài liệu – chứng từ
-
Hồ sơ
-
catalogue
-
hợp đồng bản giấy
Nhóm document thường không mở tờ khai hàng hóa, carrier có thể giao thẳng.
3.2. Hàng giá trị rất thấp theo mức miễn trừ của từng nước
Một số quốc gia áp dụng ngưỡng “de minimis”, cho phép:
-
Kê khai đơn giản
-
Giao trước – thuế sau
Nhưng vẫn phải có danh tính người nhận rõ ràng.
3.3. Dịch vụ DDP trọn gói
Nếu điều kiện giao hàng là DDP, logistics có thể đứng ra làm thủ tục thay. Tuy nhiên:
-
Chi phí cao
-
Không áp dụng cho hàng có điều kiện
-
Vẫn cần sự ủy quyền từ người nhận
Đây chỉ là ngoại lệ, không phải chuẩn chung.
4. Sự khác nhau giữa Express – Cargo – Freight
-
Chuyển phát nhanh (Express): luôn yêu cầu thông tin người nhận để mở tờ khai nhập khẩu điện tử.
-
Air Cargo: người nhận phải có agent hoặc broker tại nước đến.
-
Sea Freight: bắt buộc importer làm việc với forwarder địa phương để mở manifest và lệnh giao hàng.
Dù phương thức nào, tên người nhận vẫn là dữ liệu nền tảng.
5. Nếu người nhận KHÔNG chịu đứng tên thì điều gì xảy ra?
Rất nhiều case thực tế:
-
Người nhận sợ phát sinh thuế
-
Không có mã số thuế nội địa
-
Không phải người mua thật sự
Hệ quả:
-
Hàng bị lưu kho tại terminal
-
Phát sinh storage, amendment
-
Cuối cùng phải tái xuất về nước gửi
Phụ phí trả về thường còn cao hơn cước ban đầu.
6. Cách ghi Consignee trên chứng từ để tránh rủi ro
Shipper cần lưu ý:
-
Ghi đúng tên theo ID/đăng ký kinh doanh tại nước nhập
-
Khớp giữa Invoice – Packing List – Airway Bill/Bill of Lading
-
Có số điện thoại và địa chỉ đầy đủ
-
Không dùng tên viết tắt không hợp lệ
Với hàng mẫu nên ghi rõ: “Sample for evaluation – Not for sale – Consignee responsible for import clearance”.
7. Thủ tục ủy quyền thông quan
Người nhận có thể:
-
Ủy quyền cho broker
-
Nhờ forwarder hỗ trợ
-
Nộp thuế thay
Nhưng tất cả vẫn phải dựa trên pháp nhân người nhận.
8. Timeline thông quan phụ thuộc vào người nhận
Tại nhiều thị trường:
-
Có importer đứng tên: 1–3 ngày
-
Không importer: 5–10 ngày để amendment
-
Hàng xin phép: 2–7 ngày tùy kiểm tra chuyên ngành
Vì vậy, việc chuẩn bị đúng người nhận ngay từ đầu giúp rút ngắn một nửa thời gian giao.
9. Những lỗi người gửi lần đầu thường gặp
-
Nghĩ logistics lo hết
-
Ghi tên cá nhân bất kỳ
-
Không thống nhất incoterms
-
Không hỏi local charges
Đây là 4 nguyên nhân chính dẫn đến bị giữ hàng.
10. Khi nào nên nhờ logistics đứng tên thay?
Chỉ phù hợp khi:
-
Hàng cá nhân đơn giản
-
Không thuộc danh mục xin phép
-
Giá trị thấp
Với máy móc, linh kiện nặng, thực phẩm, mỹ phẩm: nên để người nhận đứng tên ngay từ đầu.
11. Kết luận chung cho mọi thị trường
Câu trả lời ngắn gọn nhất là: CÓ – hầu hết lô hàng quốc tế cần người nhận đứng tên để làm thủ tục thông quan hợp pháp.
Việc nhập khẩu không chỉ là câu chuyện vận chuyển mà là trách nhiệm pháp lý tại nước đến. Nếu không có consignee rõ ràng:
-
Không mở được tờ khai
-
Không nộp được thuế
-
Không áp dụng giấy phép
-
Nguy cơ cao phải tái xuất
Giải pháp an toàn cho người gửi:
-
Thống nhất vai trò thông quan với người nhận
-
Ghi đúng tên trên bộ chứng từ
-
Hiểu rõ phương thức vận chuyển
-
Chỉ chọn DDP khi hàng đơn giản
Làm đúng ngay từ đầu giúp bạn tránh 90% rủi ro bị giữ hoặc trả hàng về nước gửi.
Xem thêm:
Có nên tự gửi hàng quốc tế hay qua đơn vị logistics?
Các loại phụ phí quốc tế thường gặp mà người gửi hay bỏ sót
