Cách xử lý khi hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Trong hoạt động kinh doanh, vận chuyển hàng hóa là khâu quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa cũng đến nơi nguyên vẹn. Va đập, thời tiết hoặc sai sót trong bốc xếp có thể gây hư hỏng.
Tình trạng này không chỉ gây thiệt hại tài chính. Nó còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, nắm rõ cách xử lý khi hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển là điều cần thiết.
1. Nguyên nhân hàng hóa bị hư hỏng khi vận chuyển
1.1. Nguyên nhân từ khâu đóng gói
- Bao bì không đủ chắc chắn.
- Vật liệu đóng gói không phù hợp loại hàng.
- Sắp xếp hàng hóa bên trong lỏng lẻo.
1.2. Nguyên nhân từ phương tiện vận chuyển
- Xe, tàu hoặc máy bay rung lắc mạnh.
- Không có bộ phận cố định hàng hóa.
- Phương tiện xuống cấp, khoang chứa bị ẩm ướt.
1.3. Nguyên nhân từ con người
- Nhân viên bốc xếp làm rơi, va đập.
- Không tuân thủ quy trình bảo quản hàng.
- Thiếu kỹ năng xử lý hàng dễ vỡ.
1.4. Nguyên nhân từ yếu tố khách quan
- Thời tiết xấu như mưa bão, nhiệt độ cao.
- Tai nạn giao thông trong quá trình vận chuyển.
2. Các bước xử lý khi phát hiện hàng hóa bị hư hỏng
2.1. Kiểm tra và ghi nhận hiện trạng ngay lập tức
Khi nhận hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng bên ngoài kiện hàng. Nếu phát hiện dấu hiệu hư hỏng, phải mở kiểm tra ngay. Dùng điện thoại hoặc máy ảnh chụp lại tình trạng hư hỏng.
Ghi chú chi tiết vào biên bản giao nhận. Đây là bằng chứng quan trọng để khiếu nại sau này.
2.2. Thông báo ngay cho bên vận chuyển
Liên hệ với đơn vị vận chuyển ngay sau khi phát hiện hư hỏng. Cung cấp thông tin: mã đơn, hình ảnh, video, thời gian nhận hàng.
Nếu hàng vận chuyển quốc tế, cần liên hệ hãng vận tải và đại lý giao nhận để lập biên bản sự cố.
2.3. Lập biên bản sự cố
Biên bản cần ghi rõ:
- Ngày giờ phát hiện.
- Mô tả hàng hóa bị hỏng.
- Nguyên nhân sơ bộ (nếu có).
- Hình ảnh minh chứng.
- Chữ ký của các bên liên quan.
2.4. Bảo quản hàng hóa bị hư hỏng
Không vứt bỏ hoặc sửa chữa hàng hóa ngay. Cần giữ nguyên tình trạng để làm bằng chứng khi yêu cầu bồi thường.
2.5. Yêu cầu bồi thường
Dựa trên hợp đồng hoặc điều khoản vận chuyển, yêu cầu bồi thường thiệt hại. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: hóa đơn, biên bản sự cố, hình ảnh, hợp đồng vận chuyển.
3. Quy trình yêu cầu bồi thường hàng hóa bị hư hỏng
3.1. Xem lại điều khoản hợp đồng
Mỗi đơn vị vận chuyển có chính sách bồi thường khác nhau. Cần kiểm tra giới hạn trách nhiệm và các trường hợp miễn trừ.
3.2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Hồ sơ bồi thường gồm:
- Hợp đồng vận chuyển hoặc vận đơn.
- Hóa đơn mua hàng.
- Biên bản giao nhận.
- Biên bản sự cố và hình ảnh.
3.3. Gửi yêu cầu đúng thời hạn
Thời gian gửi yêu cầu thường từ 7–14 ngày kể từ khi phát hiện hư hỏng. Nếu gửi muộn, quyền yêu cầu bồi thường có thể bị mất.
3.4. Theo dõi quá trình xử lý
Giữ liên lạc với đơn vị vận chuyển. Ghi nhận mọi trao đổi để tránh tranh chấp.
4. Cách phòng tránh hàng hóa bị hư hỏng khi vận chuyển
4.1. Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp
Dùng thùng carton 5 lớp hoặc gỗ cho hàng nặng. Chèn xốp, mút hoặc bong bóng khí cho hàng dễ vỡ.
4.2. Sử dụng ký hiệu cảnh báo
Dán tem “Hàng dễ vỡ”, “Không lật ngược”, “Tránh ẩm”. Điều này giúp nhân viên bốc xếp cẩn thận hơn.
4.3. Chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Ưu tiên đơn vị có bảo hiểm hàng hóa và quy trình xử lý sự cố rõ ràng.
4.4. Mua bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro tài chính khi hàng bị hư hỏng.
5. Một số lưu ý quan trọng khi xử lý hàng hóa hư hỏng
- Luôn giữ bình tĩnh để đánh giá đúng tình hình.
- Tuyệt đối không vứt bỏ bằng chứng.
- Ghi nhận mọi trao đổi với bên vận chuyển.
- Nếu giá trị hàng cao, nên có luật sư hỗ trợ.
6. Kết luận
Hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển là sự cố không ai mong muốn. Tuy nhiên, nếu nắm rõ cách xử lý khi hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bạn sẽ giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ quyền lợi tốt hơn.
Chuẩn bị kỹ từ khâu đóng gói, lựa chọn đơn vị uy tín và mua bảo hiểm là biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
Xem thêm:
- Hướng dẫn gửi hàng thực phẩm đi quốc tế đảm bảo an toàn
- DỊCH VỤ CHO THUÊ CONTAINER: LỢI ÍCH VÀ ỨNG DỤNG THỰC TẾ
