Checklist chứng từ xuất khẩu cho người mới bắt đầu
Đối với người mới làm xuất khẩu, chứng từ luôn là phần gây nhiều áp lực nhất. Chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc khai sai thông tin, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị trả về. Trong khi đó, mỗi loại hình xuất khẩu lại yêu cầu bộ chứng từ khác nhau, khiến người mới càng dễ nhầm lẫn. Bài viết này tổng hợp checklist chứng từ xuất khẩu đầy đủ và dễ hiểu, giúp người mới bắt đầu nắm rõ cần chuẩn bị gì, theo trình tự nào và tránh những lỗi thường gặp trong thực tế.
1. Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu?
Chứng từ xuất khẩu không chỉ để làm thủ tục hải quan mà còn là cơ sở:
-
Xác định tính hợp pháp của lô hàng
-
Khai báo trị giá và tính thuế
-
Thực hiện thanh toán quốc tế
-
Giải quyết tranh chấp nếu phát sinh
Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ, thống nhất ngay từ đầu sẽ giúp lô hàng thông quan nhanh và an toàn.
2. Nhóm chứng từ bắt buộc trong hầu hết các lô hàng xuất khẩu
2.1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng thể hiện thỏa thuận mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Với người mới, hợp đồng giúp:
-
Xác định điều kiện giao hàng
-
Thống nhất phương thức thanh toán
-
Làm căn cứ lập các chứng từ khác
Trong một số trường hợp xuất khẩu phi mậu dịch, hợp đồng có thể không bắt buộc.
2.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Invoice là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất khẩu, dùng để:
-
Khai báo trị giá hải quan
-
Làm căn cứ thanh toán
-
Đối chiếu với các chứng từ khác
Invoice cần thể hiện rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện giao hàng.
2.3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Packing list cho biết cách hàng hóa được đóng gói trong lô hàng, bao gồm:
-
Số kiện
-
Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì
-
Quy cách đóng gói
Packing list phải thống nhất tuyệt đối với invoice.
3. Nhóm chứng từ vận chuyển
3.1. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)
Vận đơn do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận:
-
Đã nhận hàng để vận chuyển
-
Thông tin người gửi, người nhận
-
Cảng đi, cảng đến
Vận đơn là chứng từ không thể thiếu để người nhập khẩu nhận hàng.
3.2. Booking xác nhận vận chuyển
Booking thể hiện việc đặt chỗ vận chuyển thành công, giúp người xuất khẩu:
-
Chủ động lịch tàu hoặc chuyến bay
-
Phối hợp đóng hàng đúng thời gian
4. Nhóm chứng từ hải quan
4.1. Tờ khai hải quan xuất khẩu
Tờ khai hải quan được khai trên hệ thống điện tử, phản ánh:
-
Thông tin lô hàng
-
Mã HS
-
Trị giá và loại hình xuất khẩu
Đây là chứng từ bắt buộc để hàng được thông quan.
4.2. Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa
Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần cung cấp:
-
Hóa đơn mua nguyên liệu
-
Hồ sơ sản xuất
-
Giải trình xuất xứ
Nhóm chứng từ này thường được yêu cầu khi xin C/O hoặc khi hải quan kiểm tra.
5. Nhóm chứng từ chuyên ngành (tùy mặt hàng)
Không phải lô hàng nào cũng cần chứng từ chuyên ngành, nhưng người mới cần đặc biệt lưu ý:
-
Giấy phép xuất khẩu
-
Giấy kiểm dịch thực vật, động vật
-
Chứng nhận chất lượng
-
Chứng nhận hun trùng
Việc thiếu các chứng từ này có thể khiến hàng không được thông quan dù hồ sơ cơ bản đầy đủ.
6. Chứng từ ưu đãi thuế và xuất xứ
6.1. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
C/O được sử dụng khi:
-
Người nhập khẩu muốn hưởng ưu đãi thuế
-
Nước nhập khẩu yêu cầu chứng minh xuất xứ
Không phải mọi lô hàng đều cần C/O, nhưng nếu có thì phải xin đúng loại và đúng thời điểm.
7. Checklist chứng từ xuất khẩu tóm tắt cho người mới
Người mới có thể đối chiếu nhanh theo danh sách sau:
-
Hợp đồng ngoại thương
-
Commercial Invoice
-
Packing List
-
Vận đơn
-
Booking vận chuyển
-
Tờ khai hải quan
-
Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành (nếu có)
-
C/O (nếu cần)
Việc sử dụng checklist giúp hạn chế tối đa thiếu sót khi làm hồ sơ.
8. Những lỗi chứng từ người mới thường gặp
Một số lỗi phổ biến gồm:
-
Invoice và packing list không khớp
-
Dùng invoice nội bộ thay cho invoice thương mại
-
Khai sai mã HS
-
Thiếu chứng từ chuyên ngành
-
Xin C/O không đúng form
Những lỗi này thường dẫn đến chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí.
9. Người mới có nên thuê dịch vụ làm chứng từ?
Với người mới, việc thuê:
-
Đại lý hải quan
-
Công ty logistics
giúp:
-
Giảm rủi ro sai sót
-
Tiết kiệm thời gian học quy trình
-
Đảm bảo lô hàng thông quan đúng hạn
Chi phí dịch vụ thường thấp hơn nhiều so với rủi ro khi làm sai.
10. Kết luận
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu là bước nền tảng để người mới bắt đầu tham gia hoạt động xuất khẩu một cách an toàn và hiệu quả. Việc sử dụng checklist chứng từ xuất khẩu giúp bạn kiểm soát quy trình, tránh thiếu sót và tự tin hơn trong mỗi lô hàng.
Khi đã nắm vững các chứng từ cơ bản, người mới sẽ dễ dàng mở rộng sang những nghiệp vụ chuyên sâu hơn trong xuất nhập khẩu.
Xem thêm:
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ TRONG CHUỖI CUNG ỨNG HIỆN ĐẠI
Vì sao hàng bị trả về nước gửi? Các nguyên nhân phổ biến trong vận chuyển quốc tế
