Một kiện hàng được kiểm tra bao nhiêu lần trước khi đến tay người nhận?
Khi sử dụng dịch vụ gửi hàng quốc tế, người gửi thường quan tâm kiện hàng được kiểm tra như thế nào và bao nhiêu lần trước khi giao thành công. Việc kiểm tra bưu kiện là quy trình bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn vận chuyển, tuân thủ quy định hải quan và bảo vệ quyền lợi của cả người gửi lẫn người nhận. Số lần kiểm tra có thể khác nhau tùy theo tuyến vận chuyển và loại hình dịch vụ, nhưng một kiện hàng thông thường sẽ trải qua nhiều điểm kiểm soát cố định.
Kiểm tra lần 1: tại bưu cục hoặc kho nhận hàng
Ngay khi người gửi mang hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra ngoại quan thùng hàng, cân nặng và kích thước thực tế. Thông tin trên vận đơn được đối chiếu với nội dung bên trong theo khai báo của khách. Nếu đóng gói chưa đạt yêu cầu, kiện hàng sẽ được hướng dẫn đóng gói lại trước khi nhập kho. Đây là bước kiểm tra cơ bản nhất đối với mọi loại hình chuyển phát nhanh và air cargo.
Kiểm tra lần 2: soi chiếu an ninh của hãng vận chuyển
Sau khi nhập kho, kiện hàng được đưa qua máy soi chiếu để phát hiện các vật phẩm nguy hiểm hoặc hàng cấm theo quy định. Bước này do bộ phận an ninh của hãng hoặc đơn vị trung chuyển thực hiện. Kiện hàng chỉ được chấp nhận lên chuyến quốc tế khi kết quả soi chiếu đạt chuẩn. Với express, đây là bước không thể bỏ qua.
Kiểm tra lần 3: hải quan xuất khẩu
Trước khi rời khỏi nước gửi, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ của lô hàng. Hải quan có thể kiểm tra trên hệ thống hoặc mở kiểm tra thực tế ngẫu nhiên. Các chứng từ như invoice, packing list, thông tin người gửi đều được rà soát để quyết định cho phép xuất khẩu. Đường biển hay đường hàng không đều có bước này.
Kiểm tra lần 4: tại hub trung chuyển quốc tế
Phần lớn đơn hàng phải qua ít nhất một hub trung chuyển. Tại đây, kho vận hành kiểm tra tình trạng bao bì và phân tuyến đi tiếp theo. Nếu thùng hàng bị rách vỡ hoặc mất nhãn, kiện có thể bị giữ lại để xử lý nghiệp vụ. Thời gian lưu tại hub phụ thuộc loại hình vận chuyển là express hay air cargo.
Kiểm tra lần 5: hải quan nước nhập khẩu
Khi đến nước nhận, hải quan sở tại tiếp tục kiểm tra thông tin khai báo trị giá và tên hàng. Kiện hàng có thể bị soi chiếu, kiểm tra hồ sơ hoặc mở kiện tùy quyết định phân luồng. Đây là bước kiểm tra quan trọng đối với mọi bưu kiện quốc tế, áp dụng cho cả gửi cá nhân và gửi công ty.
Kiểm tra lần 6: kiểm tra chuyên ngành
Một số mặt hàng cần được cơ quan chuyên ngành kiểm tra thêm ngoài hải quan. Việc này áp dụng cho các nhóm hàng đặc thù theo quy định từng quốc gia như thực phẩm, thiết bị điện tử, hàng có nguồn gốc thực vật. Đường biển thường gặp bước kiểm tra này khi nhập khẩu.
Kiểm tra lần 7: tại kho phát của đơn vị giao hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục, kho phát hàng kiểm tra số kiện và địa chỉ người nhận trước khi giao. Nhân viên bưu phát đối chiếu tên, số điện thoại và yêu cầu ký nhận. Với chuyển phát nhanh quốc tế, đây là bước cuối cùng của đơn vị vận chuyển.
Kiểm tra lần 8: khi giao đến tay người nhận
Người nhận kiểm tra ngoại quan kiện trước khi ký. Nếu có hư hỏng, biên bản giao nhận sẽ được lập theo quy trình của express hoặc air cargo. Đây là lần kiểm tra cuối cùng trước khi kiện được xác nhận giao thành công.
Số lần kiểm tra theo từng loại hình vận chuyển
-
Chuyển phát nhanh quốc tế (express): kiểm tra tại kho nhận, soi chiếu an ninh, hải quan xuất, hub, hải quan nhập, kho phát, giao đến tay người nhận.
-
Air cargo: kiểm tra tại kho nhận, hải quan xuất, hub, hải quan nhập, kiểm tra chuyên ngành, kho phát.
-
Đường biển: kiểm tra tại cảng xuất, hải quan xuất, cảng trung chuyển, hải quan nhập, kiểm tra chuyên ngành, kho giao nhận tại nước đến.
Cách chuẩn bị để kiện đi qua các bước kiểm tra thuận lợi
Người gửi nên:
-
đóng gói chắc chắn theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển;
-
khai báo đúng tên hàng và trị giá trên invoice;
-
cung cấp đầy đủ thông tin người nhận để express liên hệ;
-
kiểm tra trước quy định hàng cấm của nước đến;
-
hỏi rõ về phụ phí và loại hình vận chuyển là express, air cargo hay sea freight.
Kết luận
Một kiện hàng quốc tế trước khi đến tay người nhận thường được kiểm tra từ 5 đến 8 lần tại các điểm kiểm soát cố định gồm kho nhận, an ninh, hải quan xuất khẩu, hub trung chuyển, hải quan nhập khẩu và kho phát hàng. Số lần này thay đổi theo loại hình vận chuyển là express, air cargo hay đường biển. Hiểu rõ quy trình kiểm tra giúp người gửi chuẩn bị đúng ngay từ đầu, hạn chế việc kiện bị giữ lại và đảm bảo thời gian giao hàng quốc tế nhanh chóng, an toàn.
Xem thêm:
Các loại phụ phí quốc tế thường gặp mà người gửi hay bỏ sót
Có nên tự gửi hàng quốc tế hay qua đơn vị logistics?
