Khi gửi hàng quốc tế, việc đơn bị kẹt ở hải quan là điều không hiếm gặp. Nhiều người lo lắng không biết hàng có bị mất hay không, hoặc liệu có cách nào lấy lại nhanh hơn. Thực tế, đây là tình huống hoàn toàn có thể xử lý nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân và biết cách làm việc đúng quy trình. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết nguyên nhân hàng bị giữ tại hải quan và cách xử lý hiệu quả nhất để hàng sớm được thông quan.

Khi đơn bị kẹt ở hải quan, người gửi nên làm gì?

1. Vì sao hàng hóa bị kẹt ở hải quan?

Hàng bị giữ lại ở hải quan thường do một trong những lý do sau:

• Khai báo thiếu thông tin hoặc sai giá trị hàng hóa. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hải quan cần kiểm tra thêm.

• Thiếu chứng từ đi kèm, như hóa đơn, phiếu đóng gói (Packing List), hoặc giấy chứng nhận xuất xứ (CO).

• Hàng thuộc nhóm kiểm soát đặc biệt, ví dụ mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, hoặc pin lithium.

• Giá trị hàng vượt hạn mức miễn thuế, cần đóng thêm thuế nhập khẩu.

• Hàng nghi ngờ vi phạm bản quyền, hàng giả, hàng cấm. Khi đó, hải quan sẽ giữ lại để xác minh nguồn gốc.

Nếu hàng bị kẹt, hệ thống tracking thường hiển thị trạng thái như: “Held by Customs”, “Under Customs Inspection”, hoặc “Pending Clearance”.

2. Kiểm tra thông tin đơn hàng ngay khi phát hiện bị giữ

Việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra mã vận đơn (tracking number) trên website của hãng vận chuyển.

• Nếu trạng thái dừng lại quá 2–3 ngày tại mục “Customs”, nên liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để hỏi rõ nguyên nhân.

• Ghi lại mã tracking, ngày gửi và địa chỉ người nhận khi làm việc với nhân viên hỗ trợ.

• Một số hãng như DHL, FedEx, UPS hoặc Indochina Post Logistics có bộ phận chuyên hỗ trợ giải quyết kẹt hải quan, bạn có thể gửi email hoặc gọi hotline trực tiếp.

3. Chuẩn bị lại hồ sơ chứng từ đầy đủ

Khi được yêu cầu bổ sung, bạn cần gửi ngay các giấy tờ sau:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ghi rõ giá trị, mô tả hàng hóa, và số lượng.

• Phiếu đóng gói (Packing List) thể hiện kích thước, trọng lượng và cách đóng gói.

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu hàng cần ưu đãi thuế.

• Ảnh sản phẩm thực tế để chứng minh hàng không thuộc danh mục cấm.
  Đối với hàng tặng cá nhân, bạn chỉ cần tờ khai “Gift – Non Commercial Use” và ảnh sản phẩm, không cần hóa đơn mua bán.

4. Đóng thuế hoặc phí phát sinh (nếu có)

Nếu hàng bị giữ do vượt ngưỡng miễn thuế hoặc có giá trị cao, hải quan sẽ yêu cầu người nhận hoặc người gửi đóng thuế nhập khẩu.

• Với hàng cá nhân, thuế thường từ 10%–20% giá trị khai báo.

• Với hàng kinh doanh, mức thuế phụ thuộc mã HS code và loại sản phẩm.
  Đơn vị vận chuyển sẽ thay mặt bạn đóng thuế, sau đó báo lại phí cụ thể để bạn thanh toán. Việc nộp thuế sớm giúp hàng được giải phóng nhanh, tránh bị lưu kho lâu ngày.

5. Liên hệ với người nhận để phối hợp xác minh

Đôi khi hải quan nước đến yêu cầu người nhận cung cấp thông tin bổ sung như giấy tờ cá nhân, chứng từ thanh toán, hoặc mục đích sử dụng hàng.

• Hãy thông báo cho người nhận biết tình hình và gửi đủ thông tin qua email cho hãng vận chuyển.

• Nếu người nhận không phản hồi kịp thời, hàng có thể bị hoàn về hoặc tiêu hủy sau 15–30 ngày tùy quy định nước sở tại.
  Vì vậy, sự phối hợp giữa người gửi và người nhận là yếu tố then chốt để xử lý nhanh tình huống này.

6. Tránh hoảng loạn – theo dõi tiến trình giải quyết

Thời gian xử lý kẹt hải quan thường từ 3–7 ngày làm việc, tùy độ phức tạp của hồ sơ.

• Nếu bạn đã cung cấp đủ giấy tờ, chỉ cần theo dõi mã tracking mỗi ngày.

• Khi hàng đã được thông quan, trạng thái sẽ chuyển sang “Released from Customs” hoặc “In Transit”.

• Trường hợp quá 10 ngày không tiến triển, hãy yêu cầu đơn vị vận chuyển mở “ticket xử lý nhanh” (customs case) để được ưu tiên giải quyết.

7. Mẹo để tránh hàng bị kẹt hải quan trong tương lai

• Khai báo trung thực và chi tiết loại hàng, giá trị, số lượng.

• Không gửi hàng cấm hoặc hàng chưa có nhãn gốc.

• Giữ hóa đơn, ảnh sản phẩm và mã tracking để dễ chứng minh nguồn gốc.

• Chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp có hỗ trợ thông quan quốc tế, như DHL, UPS…

• Với hàng có giá trị cao, hãy mua gói bảo hiểm vận chuyển để an tâm trong mọi tình huống.

Kết luận:

Hàng bị kẹt ở hải quan không phải là điều quá nghiêm trọng nếu bạn xử lý đúng cách. Hãy bình tĩnh kiểm tra nguyên nhân, bổ sung hồ sơ và phối hợp cùng đơn vị vận chuyển. Việc chủ động, trung thực và chuẩn bị kỹ giấy tờ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh phát sinh chi phí lưu kho, và đảm bảo kiện hàng sớm đến tay người nhận. Với những chuyến hàng quốc tế, chuẩn bị kỹ chính là chìa khóa giúp hành trình thông suốt từ Việt Nam đến bất cứ nơi đâu.

Xem thêm:

Gửi thực phẩm khô, bánh kẹo, cà phê đi nước ngoài: được phép không?

Gửi hàng đi Đức / EU – Cách tính trọng lượng và thuế nhập khẩu