Các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài người gửi cần biết
Gửi hàng ra nước ngoài không chỉ đơn giản là đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển. Trên thực tế, mỗi kiện hàng quốc tế đều phải trải qua quá trình kiểm tra hải quan tại nước xuất khẩu, quá cảnh (nếu có) và nước nhập khẩu. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, người gửi bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Việc thiếu hoặc sai giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ, chậm thông quan hoặc bị trả về nước gửi.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài, kèm theo giải thích cụ thể để người gửi dễ hiểu và áp dụng.
1. Vì sao giấy tờ quan trọng khi gửi hàng quốc tế?
Giấy tờ là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan xác định:
-
Nguồn gốc hàng hóa
-
Giá trị khai báo
-
Mục đích xuất khẩu
-
Tính hợp pháp của mặt hàng
Thông qua bộ chứng từ, hải quan sẽ quyết định việc cho phép thông quan, kiểm tra thực tế hay từ chối nhập khẩu. Do đó, dù hàng nhỏ hay lớn, gửi cá nhân hay doanh nghiệp, giấy tờ luôn là yếu tố bắt buộc.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất khẩu.
Nội dung chính cần có:
-
Thông tin người gửi và người nhận
-
Mô tả hàng hóa (tên hàng, chất liệu, công dụng)
-
Số lượng, đơn giá, tổng giá trị
-
Điều kiện giao hàng (nếu có)
-
Chữ ký người gửi
Hóa đơn thương mại được dùng để:
-
Tính thuế nhập khẩu
-
Đối chiếu trị giá hàng hóa
-
Kiểm tra tính minh bạch của giao dịch
Lưu ý: Khai báo giá trị không đúng thực tế có thể dẫn đến kiểm tra sâu hoặc phạt hành chính.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Packing List thể hiện cách sắp xếp hàng hóa bên trong kiện hàng.
Thông tin thường có:
-
Số kiện
-
Trọng lượng từng kiện
-
Kích thước
-
Cách đóng gói
Phiếu đóng gói giúp:
-
Hải quan dễ kiểm tra thực tế
-
Đơn vị vận chuyển xử lý chính xác
-
Hạn chế rủi ro thất lạc, nhầm lẫn hàng
Đối với hàng nhiều kiện hoặc hàng thương mại, Packing List gần như là bắt buộc.
4. Vận đơn (Air Waybill / Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển.
Công dụng:
-
Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa
-
Theo dõi hành trình lô hàng
-
Là giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục nhận hàng
Tùy phương thức vận chuyển:
-
Đường hàng không: Air Waybill (AWB)
-
Đường biển: Bill of Lading (B/L)
Người gửi cần kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn để tránh sai sót.
5. Tờ khai hải quan xuất khẩu
Đối với hàng thương mại hoặc hàng có giá trị, người gửi phải thực hiện tờ khai hải quan xuất khẩu.
Tờ khai thể hiện:
-
Thông tin lô hàng
-
Mã HS
-
Trị giá khai báo
-
Thuế và phí liên quan
Tờ khai có thể do:
-
Doanh nghiệp tự khai
-
Đại lý hải quan hoặc đơn vị vận chuyển thực hiện
Thiếu tờ khai hoặc khai sai thông tin là nguyên nhân phổ biến khiến hàng không được xuất khẩu.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
C/O xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
Khi nào cần C/O?
-
Hàng thương mại
-
Hàng xuất khẩu sang thị trường yêu cầu ưu đãi thuế
-
Hàng chịu quản lý nguồn gốc
C/O không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nếu nước nhập khẩu yêu cầu mà không có, hàng có thể bị áp thuế cao hoặc từ chối thông quan.
7. Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có)
Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành cần giấy phép, ví dụ:
-
Thực phẩm
-
Mỹ phẩm
-
Thiết bị y tế
-
Hóa chất
-
Pin, thiết bị điện tử đặc biệt
Giấy phép có thể do:
-
Cơ quan tại nước xuất khẩu cấp
-
Hoặc do người nhận tại nước nhập khẩu cung cấp
Không có giấy phép đúng loại, hàng có thể bị giữ vô thời hạn.
8. Chứng từ kiểm định, kiểm dịch (tùy mặt hàng)
Một số hàng hóa đặc thù cần giấy kiểm định:
-
Thực phẩm: kiểm dịch, an toàn thực phẩm
-
Hàng gỗ: hun trùng (fumigation)
-
Động thực vật: kiểm dịch sinh học
Các chứng từ này nhằm đảm bảo hàng hóa không gây rủi ro cho môi trường và sức khỏe tại nước nhập khẩu.
9. Giấy tờ cá nhân (đối với hàng cá nhân)
Khi gửi hàng cá nhân, người gửi có thể cần:
-
Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
-
Thông tin liên hệ đầy đủ
Các giấy tờ này giúp xác minh danh tính người gửi khi có vấn đề phát sinh.
10. Lưu ý để tránh thiếu giấy tờ khi gửi hàng quốc tế
-
Khai báo hàng hóa trung thực, rõ ràng
-
Chuẩn bị giấy tờ trước khi gửi hàng
-
Kiểm tra yêu cầu của nước nhập khẩu
-
Làm việc với đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm
Việc chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ không chỉ giúp hàng đi nhanh hơn mà còn giảm rủi ro phát sinh chi phí, lưu kho và trả hàng.
Kết luận
Các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài là yếu tố quyết định đến khả năng thông quan của một kiện hàng. Dù là gửi hàng cá nhân hay hàng thương mại, người gửi cần hiểu rõ từng loại chứng từ để chủ động chuẩn bị. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi, an toàn và đúng tiến độ.
Xem thêm:
Có được bọc màng PE, đóng thùng gỗ khi gửi hàng quốc tế không?
Incoterms 2020 – Những điều kiện giao hàng quốc tế phổ biến trong xuất nhập khẩu
