Trong hoạt động gửi hàng quốc tế, chứng từ đóng vai trò quyết định đến tốc độ và độ chính xác của quá trình thông quan. Đặc biệt, các giấy tờ như Invoice, Packing List, MSDS và Giấy kiểm định là những tài liệu không thể thiếu. Hiểu đúng và chuẩn bị đầy đủ giúp bạn tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng.
1. Invoice là gì?
Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Đây là tài liệu thể hiện thỏa thuận mua bán giữa người bán và người mua.
Một Invoice tiêu chuẩn cần có:
-
Thông tin người bán và người mua
-
Mô tả hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
-
Điều kiện giao hàng theo Incoterms
-
Ngày lập và chữ ký người bán
-
Số Invoice và mã đơn hàng
Tác dụng:
Invoice là căn cứ để hải quan xác định giá trị hàng và tính thuế. Nó cũng là bằng chứng pháp lý nếu có tranh chấp thương mại. Thiếu Invoice, lô hàng có thể bị chậm thông quan hoặc phải kiểm tra bổ sung
2. Packing List là gì?
Packing List hay phiếu đóng gói hàng hóa, thường đi kèm với Invoice. Tài liệu này giúp xác định chi tiết cách đóng gói, sắp xếp và số lượng từng kiện hàng.
Một Packing List cần có:
-
Số kiện hàng và số thứ tự
-
Mô tả hàng hóa trong từng kiện
-
Trọng lượng tịnh và cả bì
-
Kích thước và thể tích từng thùng
-
Số Invoice liên quan
Tác dụng:
Packing List hỗ trợ đơn vị vận chuyển và hải quan kiểm đếm nhanh chóng. Nhờ đó, giảm sai sót và thất lạc khi giao nhận. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu khi hàng hóa bị kiểm tra thực tế.
3. MSDS là gì?
MSDS (Material Safety Data Sheet) là bảng dữ liệu an toàn hóa chất. Loại chứng từ này bắt buộc với hàng có chứa hoặc liên quan đến hóa chất, mỹ phẩm, pin, dung môi.
MSDS gồm các thông tin:
-
Thành phần hóa học của sản phẩm
-
Tính chất vật lý, khả năng cháy nổ hoặc độc hại
-
Hướng dẫn bảo quản và vận chuyển an toàn
-
Biện pháp xử lý khi xảy ra sự cố
Tác dụng:
MSDS giúp các hãng vận chuyển, đặc biệt là hàng không, xác định mức độ nguy hiểm của hàng. Dựa vào đó, họ áp dụng quy trình phù hợp để đảm bảo an toàn. Ví dụ, khi gửi nước hoa, sơn hoặc pin sạc, bạn cần nộp MSDS để xác nhận hàng không thuộc loại cấm.
4. Giấy kiểm định (Certificate of Inspection) là gì?
Giấy kiểm định (Certificate of Inspection) là tài liệu chứng nhận chất lượng, nguồn gốc hoặc độ an toàn của hàng hóa. Đây là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức độc lập cấp.
Tác dụng của giấy kiểm định:
-
Chứng minh hàng đạt tiêu chuẩn quốc tế
-
Là căn cứ cho hải quan thông quan
-
Tăng uy tín khi giao dịch với đối tác nước ngoài
Một số loại kiểm định phổ biến:
-
Giấy chứng nhận chất lượng (Quality Certificate)
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin)
-
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (Health Certificate)
-
Báo cáo kiểm định kỹ thuật (Inspection Report)
Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, hàng tiêu dùng bắt buộc có kiểm định khi xuất khẩu sang các thị trường như Mỹ, EU hoặc Trung Đông.
5. Vì sao cần đầy đủ chứng từ khi gửi hàng quốc tế?
Việc chuẩn bị đủ chứng từ giúp quy trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng. Hải quan dễ dàng kiểm tra, hàng được thông quan ngay mà không cần bổ sung thêm giấy tờ.
Nếu thiếu chứng từ, lô hàng có thể bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho hoặc thậm chí bị trả về.
Chứng từ đầy đủ cũng giúp người gửi bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra mất mát hoặc tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
Ngoài ra, doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ còn tạo được uy tín với đối tác quốc tế.
6. Mẹo chuẩn bị chứng từ nhanh và chính xác
Liên hệ trước với đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín để được tư vấn chứng từ phù hợp.
Chuẩn bị Invoice và Packing List song song, tránh sai lệch thông tin.
Kiểm tra kỹ mã HS code và giá trị hàng hóa để khai báo chính xác.
Nếu hàng có chứa chất lỏng hoặc hóa chất, cung cấp MSDS bản gốc.
Giữ bản sao của toàn bộ chứng từ để tiện đối chiếu khi cần.
Kết luận
Invoice, Packing List, MSDS và Giấy kiểm định là bốn chứng từ cốt lõi trong gửi hàng quốc tế. Chúng giúp hàng hóa được thông quan nhanh, đúng quy định và an toàn tuyệt đối.
Nếu bạn chưa quen với thủ tục, nên chọn đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín để được hướng dẫn chi tiết. Chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo mọi lô hàng đều đến nơi an toàn.
Xem thêm:
