Khi gửi hàng đi quốc tế, việc ghi thông tin trên gói hàng tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng. Một sai sót nhỏ trong ghi nhãn, địa chỉ hoặc mô tả hàng hóa có thể khiến kiện hàng bị giữ lại hoặc thất lạc. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết những gì bắt buộc phải ghi trên gói hàng để đảm bảo quá trình vận chuyển suôn sẻ.
1. Thông tin người gửi
Trên mỗi gói hàng, thông tin người gửi là yếu tố bắt buộc và phải được ghi rõ ràng.
Thông tin này giúp đơn vị vận chuyển liên hệ khi có vấn đề hoặc hoàn trả hàng nếu không giao được.
👉 Yêu cầu cụ thể:
- Họ và tên đầy đủ của người gửi.
- Địa chỉ chi tiết: số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, quốc gia.
- Số điện thoại liên hệ chính xác.
- Email (nếu có) để nhận thông báo về hành trình đơn hàng.
Lưu ý: Thông tin phải trùng khớp với phiếu gửi hàng hoặc hóa đơn vận chuyển.
2. Thông tin người nhận
Đây là phần quan trọng nhất khi gửi hàng quốc tế.
Mọi sai sót nhỏ trong địa chỉ người nhận đều có thể khiến hàng bị trễ hoặc thất lạc.
👉 Phải ghi đầy đủ:
- Tên người nhận (đúng chính tả, không viết tắt).
- Địa chỉ chi tiết: số nhà, tên đường, mã bưu chính (postal code), thành phố và quốc gia.
- Số điện thoại người nhận, bao gồm mã vùng quốc tế (ví dụ: +971 cho UAE, +1 cho Mỹ).
- Email để nhận thông tin theo dõi vận chuyển.
3. Mã vận đơn (Tracking Number)
Mã vận đơn là dấu hiệu nhận dạng duy nhất cho mỗi gói hàng.
Nhờ mã này, người gửi và người nhận có thể theo dõi hành trình đơn hàng trực tuyến.
👉 Cách ghi:
- Dán mã vạch hoặc mã số tracking do đơn vị vận chuyển cung cấp.
- Đặt ở vị trí dễ nhìn nhất trên mặt gói hàng.
- Không che phủ hoặc gấp nếp mã vạch để đảm bảo quét được dễ dàng.
4. Mô tả hàng hóa bên trong
Hải quan các nước yêu cầu ghi rõ mô tả hàng hóa bên trong gói hàng để phục vụ việc kiểm tra và tính thuế.
👉 Phải có các thông tin sau:
- Tên sản phẩm (ví dụ: quần áo, mỹ phẩm, thực phẩm khô…).
- Số lượng và trọng lượng từng loại.
- Giá trị ước tính của hàng (bằng USD hoặc nội tệ).
- Mục đích gửi: quà tặng, hàng thương mại, hàng mẫu, hàng cá nhân…
💡 Lưu ý:
Nếu gửi hàng thực phẩm, thuốc hoặc mỹ phẩm, nên kèm theo hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc để tránh bị giữ tại hải quan.
5. Nhãn cảnh báo và ký hiệu vận chuyển
Một số loại hàng hóa yêu cầu nhãn cảnh báo đặc biệt để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
👉 Ví dụ phổ biến:
- “FRAGILE” – Hàng dễ vỡ.
- “THIS SIDE UP” – Hướng đặt đúng của thùng hàng.
- “PERISHABLE” – Hàng dễ hư hỏng (như thực phẩm).
- “HANDLE WITH CARE” – Cẩn thận khi vận chuyển.
Các ký hiệu này nên được in hoặc dán rõ ràng bằng tiếng Anh, đặt ở vị trí dễ nhìn.
6. Mã HS (Harmonized System Code)
Khi gửi hàng ra nước ngoài, một số loại hàng cần mã HS code để khai báo hải quan.
Mã này giúp xác định loại hàng hóa và mức thuế nhập khẩu tương ứng.
👉 Cách ghi đúng:
- Tra cứu mã HS phù hợp với sản phẩm.
- Ghi rõ trên phiếu gửi hàng hoặc hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Không khai mã sai để tránh bị phạt hoặc giữ hàng.
7. Trọng lượng và kích thước gói hàng
Đây là thông tin quan trọng để tính phí vận chuyển và giúp hãng vận chuyển xử lý chính xác.
👉 Phải ghi rõ:
- Trọng lượng thực (tính bằng kg).
- Kích thước gói hàng (dài x rộng x cao, tính bằng cm).
- Nếu có trọng lượng quy đổi, nên ghi chú riêng để dễ đối chiếu.
💡 Mẹo: Ghi trọng lượng bằng bút không phai, tránh dán trên chỗ dễ bong tróc.
8. Số hóa đơn hoặc tờ khai hải quan
Nếu bạn gửi hàng thương mại hoặc hàng giá trị cao, cần ghi kèm số hóa đơn và mã tờ khai hải quan để hải quan kiểm tra nhanh hơn.
👉 Ví dụ:
- Invoice No: 4587/IN-2025
- Customs Declaration: VN/EXP/2025/1002
Việc này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro bị giữ hàng.
Kết luận
Ghi thông tin đúng, đủ và rõ ràng trên gói hàng không chỉ giúp đơn hàng đến nơi nhanh chóng mà còn tránh được rắc rối với hải quan và phí phát sinh.
Mỗi chi tiết – từ địa chỉ, mã vận đơn đến ký hiệu cảnh báo – đều đóng vai trò quan trọng trong hành trình quốc tế của gói hàng.
Hãy luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi để đảm bảo đơn hàng được thông quan dễ dàng và giao tận tay người nhận an toàn.
Xem thêm:
- So sánh gửi hàng đường biển, đường hàng không và đường bộ
- Mẹo theo dõi đơn hàng & xử lý khi đơn bị trễ / thất lạc
