Gửi hàng đi nước ngoài ngày càng phổ biến với cá nhân lẫn doanh nghiệp. Tuy nhiên, hành trình vượt hàng nghìn cây số qua các cửa khẩu, sân bay, kho trung chuyển… khiến kiện hàng dễ gặp nhiều sự cố ngoài ý muốn. Tin vui là hầu hết vấn đề đều có cách xử lý nếu bạn hiểu đúng nguyên nhân và biết cách phản ứng kịp thời. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những sự cố thường gặp và hướng dẫn cách xử lý khéo léo để kiện hàng quốc tế đi nhanh – đúng – an toàn.

Những sự cố thường gặp khi gửi hàng đi nước ngoài (và cách xử lý khéo léo)

1. Hàng bị kẹt ở hải quan

Đây là tình huống xảy ra thường xuyên nhất. Khi hệ thống tracking hiển thị “Customs Hold” hoặc “Awaiting clearance”, nghĩa là hải quan đang kiểm tra hồ sơ hoặc yêu cầu thêm thông tin.

Nguyên nhân thường gặp:

• Khai sai hoặc thiếu mô tả hàng hóa.

• Không có hóa đơn, không có packing list.

• Hàng thuộc nhóm nhạy cảm: thực phẩm, mỹ phẩm, đồ điện tử.

• Giá trị hàng không khớp với thực tế.

Cách xử lý khéo léo:

• Cung cấp ngay ảnh sản phẩm, hóa đơn và mô tả chi tiết.

• Ghi lại rõ ràng mục đích: “Quà tặng cá nhân, không kinh doanh”.

• Phối hợp với người nhận nếu hải quan nước ngoài yêu cầu giấy tờ bổ sung.

Khi phản hồi nhanh và minh bạch, hàng thường được giải quyết trong 24–72 giờ.

2. Hàng bị delay – chậm hơn dự kiến

Trong vận chuyển quốc tế, delay do điều kiện khách quan là chuyện khó tránh. Đặc biệt vào mùa cao điểm.

Nguyên nhân:

• Hãng bay thiếu tải, dồn chuyến.

• Thời tiết xấu khiến chuyến bay bị hoãn.

• Lượng hàng tăng mạnh trong các dịp lễ.

• Kho trung chuyển quá tải.

Cách xử lý:

• Theo dõi tracking mỗi ngày để nắm tình hình.

• Liên hệ đơn vị vận chuyển nếu đơn đứng im hơn 3–4 ngày.

• Thông báo trước với người nhận để họ chủ động thời gian.

Chỉ cần bình tĩnh và cập nhật liên tục, bạn sẽ giảm được sự lo lắng không cần thiết.

3. Hàng bị tính trọng lượng quy đổi cao

Đây là sự cố quen thuộc khiến nhiều người “giật mình” khi thấy cước tăng.

Vì sao xảy ra?
Trọng lượng tính phí = số lớn hơn giữa cân nặng thực và trọng lượng quy đổi (theo thể tích thùng).

Cách xử lý:

• Dùng thùng gọn, vừa khít sản phẩm.

• Hút chân không quần áo hoặc thực phẩm khô.

• Không dùng thùng quá lớn so với lượng hàng thật.

• Nhờ đơn vị vận chuyển tư vấn cách giảm kích thước trước khi gửi.

Một chút điều chỉnh có thể giúp bạn tiết kiệm 20–40% chi phí.

4. Hàng bị móp méo hoặc rách thùng

Dù hãng bay xử lý cẩn thận, va đập vẫn có thể xảy ra do chuyển kho liên tục.

Nguyên nhân:

• Thùng carton mỏng.

• Đóng gói không có chống sốc.

• Thùng quá đầy hoặc có khoảng trống lớn.

Cách xử lý:

• Dùng thùng carton 5 lớp.

• Bọc bubble wrap 2–3 lớp.

• Chèn đầy khoảng trống bằng túi khí.

• Dán tem “Fragile” nhưng vẫn cần đóng gói chắc chắn.

Để tránh khiếu nại, bạn có thể chụp hình toàn bộ kiện hàng trước khi gửi.

5. Hàng bị thất lạc tạm thời

Đừng vội lo — “mất hàng tạm thời” khác với “mất hàng hoàn toàn”.

Vì sao bị thất lạc?

• Chuyển kho cùng lúc nhiều kiện.

• Nhãn dán bị mờ hoặc rách.

• Lỗi quét mã tại điểm trung chuyển.

Cách xử lý:

• Gửi mã tracking và ảnh thùng hàng cho đơn vị vận chuyển.

• Yêu cầu mở “Case trace” để truy tìm tại từng kho.

• Chờ phản hồi 1–3 ngày làm việc.

95% kiện hàng “mất tạm thời” đều được tìm thấy.

6. Hàng bị trả về hoặc bị từ chối nhập cảnh

Một số quốc gia có quy định rất chặt về thực phẩm, mỹ phẩm và hàng có pin.

Nguyên nhân:

• Gửi đồ cấm như nước mắm, thịt tươi, đồ lỏng.

• Không khai báo pin lithium.

• Mỹ phẩm không nhãn gốc.

Cách xử lý:

• Chọn lại phương án gửi hoặc đổi loại hàng.

• Nhận hàng trả về và đóng gói lại.

• Khai báo trung thực và đầy đủ ở lần gửi tiếp theo.

Biết trước danh mục cấm theo từng quốc gia là cách tốt nhất để không gặp tình huống này.

7. Người nhận không liên hệ kịp thời

Đây là sự cố nhỏ nhưng làm hàng bị lưu kho không cần thiết.

Nguyên nhân:

• Người nhận không nghe điện thoại giao hàng.

• Sai số nhà, sai mã bưu chính.

• Hải quan cần xác minh mà người nhận không phản hồi.

Cách xử lý:

• Nhắc người nhận kiểm tra điện thoại thường xuyên.

• Gửi đúng địa chỉ dạng chuẩn quốc tế (ghi đủ số nhà, mã ZIP, bang).

• Nếu cần, bạn có thể chủ động cung cấp thêm giấy tờ thay người nhận.

Hợp tác hai chiều sẽ giúp hàng thông quan nhanh hơn.

Kết luận

Gửi hàng đi nước ngoài có thể phát sinh nhiều sự cố nhưng hầu như đều có cách xử lý nếu bạn hiểu quy trình và phản hồi đúng lúc. Chỉ cần đóng gói cẩn thận, khai báo trung thực, theo dõi tracking thường xuyên và giữ liên hệ với người nhận — bạn sẽ giảm được rất nhiều rủi ro.

Khi biết cách xử lý khéo léo, mỗi kiện hàng quốc tế sẽ trở nên suôn sẻ, an toàn và đến nơi đúng thời gian mong muốn.

Xem thêm:

Khi đơn bị kẹt ở hải quan, người gửi nên làm gì?

Gửi thực phẩm khô, bánh kẹo, cà phê đi nước ngoài: được phép không?